署名と記名とサインは、自分の氏名を書くという意味ではどれも同じだが、区別して用いる場合は、全く同じ意味ではなくなり、法的な証拠能力の高さも変わってくる。
署名とは、本人が自分の氏名を自筆で書くこと。また、その書き記したもののことで、法令では「自署」ともいう。
記名とは、氏名を書き記すこと。
書き記す方法は自筆である必要はなく、署名と区別していう場合は、本人に代わって他人が代筆したり、ゴム印を押したり、印刷したりして氏名を記すことをいう。
つまり、「署名欄」と書かれていれば必ず自筆で書く必要があり、「記名欄」と書かれていれば、自筆のほか、代筆・ゴム印・印刷などでも問題ないということである。
日本では印鑑に対する信用度が高いため、署名捺印が最も証拠能力が高く、次いで署名のみ、記名押印でも有効だが、記名のみでは認められない。
サインとは署名のことで、必ず自筆である。
クレジットカードの支払いなどの時に「ここにサインをお願いいたします」と言って署名を求めるように、日常会話の中では署名よりもサインの方が多く使われ、「署名をお願いいたします」と言うのは、署名活動の時や重要な契約時ぐらいである。
書類に署名する以外では、有名人がファンのために書くものや、符号・信号・合図といった意味でもサインは用いられるが、これらの意味で「署名」を用いることはない。