「戸籍謄本」と「戸籍抄本」


戸籍は本籍地の市町村に置かれるもので、各人の本籍地・氏名・生年月日・父母・続柄・配偶者・子・養子縁組などが記載されている。
戸籍の証明として戸籍原本の写しを求められることがあるが、戸籍の写しには「戸籍謄本」と「戸籍抄本」の二種類ある。

謄本の「謄」には「原本通りに写す」の意味があり、戸籍謄本は戸籍に入っている全員分の写し。
抄本の「抄」には「抜き書きする」の意味があり、戸籍抄本は戸籍の一部の人(通常一人分)の写しである。

戸籍以外に「登記簿謄本(抄本)」「訴訟記録の謄本(抄本)」なども、全部か一部かの違いで「謄本」と「抄本」が使い分けられている。

現在、多くの自治体では「戸籍謄本」を「戸籍全部事項証明書」、「戸籍抄本」を「戸籍個人事項証明書」と呼んでいるが、これらの名称の違いは、戸籍の管理の仕方の違いで、戸籍を紙で管理している自治体では、「戸籍謄本」「戸籍抄本」が正式名称。
戸籍を電子情報処理組織(コンピュータ)で管理している自治体では、「戸籍全部事項証明書」「戸籍個人事項証明書」が正式な名称となっている。

戸籍の写しを提出書類として求められる時、「戸籍謄本または抄本」「戸籍謄(抄)本」「戸籍原本の写し」などと書いてあり、どちらを取得すべきか迷うことがある。
発行する際の手数料は、戸籍謄本(戸籍全部事項証明書)も戸籍抄本(戸籍個人事項証明書)も同額なので、金銭面でいえばどちらでも良い。
謄本であれば全員分記載されているため、抄本よりも謄本の方が間違いはない。
しかし、プライバシー保護の観点からすれば、必要な個人の分だけ提出した方が良いため、どちらでも良い場合は抄本を取得した方が良いといえる。

戸籍謄本でなければいけない場合と、戸籍抄本でも良い場合の違いは、基本的に、関係性の情報が必要なのか、個人の証明が必要なのかの違いである。
謄本の提出を求められるのは、相続手続き、本籍地以外で提出する婚姻届(自治体によっては抄本でも可)、転籍届など、関係性の情報が必要な場合。
抄本でも問題ないのは、パスポートの申請や資格取得など、個人の証明を必要としている場合である。

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